La mise en place d’un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) est un tournant essentiel pour toute organisation cherchant à centraliser et optimiser la gestion des ressources humaines. Toutefois, parmi les étapes de ce processus, la migration de données se révèle être l’une des plus délicates.
Cette opération assure la continuité des opérations et préserve l’intégrité des données dans le nouveau système. Il est donc essentiel de le préparer et de l’exécuter avec soin.
1. Comprendre la migration de données dans un projet SIRH
La migration de données aussi appelée reprise de données consiste à transférer l’ensemble des informations RH d’un ancien système vers un nouveau.
Elle couvre un ensemble de processus (extraction, transformation et chargement des données) qui permet de rendre les données compatibles avec le nouveau système, de manière à ce qu’elles puissent être utilisées immédiatement par les équipes RH.
Les données transférées incluent :
- Données de base : informations personnelles, postes, contrats.
- Données complexes : historiques de rémunération, évaluations de performance, ou encore les formations dans le cas d’un LMS (Learning Management System).
Pour assurer le bon fonctionnement des processus RH dans le nouveau SIRH, cette migration doit être précise et exempte d’erreurs.
2. Quand prévoir une migration de données ?
La migration doit être anticipée avant la mise en service du nouveau SIRH afin de réduire les risques de perturbations dans les opérations RH. Elle est particulièrement importante dans les situations suivantes :
- Changement de système : une mise à niveau pour des fonctionnalités avancées ou pour améliorer la gestion des talents.
- Nouveaux défis RH : par exemple, la gestion des compétences, des formations et de la conformité légale.
- Centralisation des données : pour optimiser le suivi des collaborateurs dans un seul outil.
Ainsi, le lancement d’un nouveau SIRH ou le changement d’un outil SIRH répond non seulement aux besoins croissants des équipes RH, mais également aux enjeux de performance et d’agilité de l’organisation.
3. Analyser la compatibilité des systèmes
Avant de démarrer une migration, il est essentiel de s’assurer de la compatibilité entre les systèmes. Les outils RH, qu’il s’agisse de plateformes locales ou de solutions en cloud, diffèrent en termes de formats de données, de structure et de sécurité. L’analyse de compatibilité comprend les points suivants :
- Identification des contraintes techniques et fonctionnelles.
- Détermination des formats de données requis pour l’adaptation au nouveau système.
- Test de validation pour vérifier l’importation correcte et complète des données.
Des solutions de migration automatisées peuvent exister, mais leur usage dépend du volume et de la complexité des données. Les experts RH-Tech permettent de simplifier ce processus tout en évitant les interruptions de service.
4. Les étapes clés pour réussir une migration de données
Pour garantir la réussite d’une migration de données, il est crucial de bien préparer le projet en respectant quelques étapes méthodiques :
4.1 Définir la stratégie de migration de données
Il existe plusieurs approches de migration, comme la migration « big bang » où toutes les données sont transférées en une seule fois. [citer un autre exemple] Cette approche doit être choisie en fonction des besoins et des ressources disponibles.
4.2 Planifier le projet
Un plan de projet solide est indispensable. Cette planification doit inclure le nombre d’itérations de chargement, la gestion des environnements (préproduction, production, test) et un planning des différentes phases.
4.3 Définir le périmètre des données
Déterminer quelles données doivent être transférées (sur quel historique et pour quels collaborateurs) permet de dimensionner précisément le projet. Par exemple, toutes les données historiques sont-elles nécessaires ou seulement les informations des trois dernières années ?
4.4 Nettoyer les données
Le nettoyage des données avant migration permet d’éliminer les doublons, de corriger les erreurs et de garantir la cohérence des informations, améliorant ainsi la qualité des données dans le nouveau système.
4.5 Dimensionner le projet et les ressources
Assigner des ressources RH et IT en collaboration étroite, en définissant les rôles de chacun, est essentiel. L’implication de toutes les parties permet de mieux comprendre les attentes et les contraintes des différents services impliqués.
4.6 Définir les rôles et responsabilités
Établir un RACI (Responsable, Autorité, Consulté, Informé) pour chaque étape du projet (extraction, nettoyage, vérification, validation et tests) clarifie les responsabilités et garantit un suivi optimal.
5. Vérifier et valider les données chargées
Après la migration initiale, il est primordial d’effectuer des tests de chargement pour s’assurer de la précision des données transférées. Cela inclut :
- La comparaison des données sources et cibles pour vérifier leur exactitude.
- La validation par les utilisateurs finaux pour garantir que les données correspondent aux attentes opérationnelles.
Dans le cas où les anciens et nouveaux systèmes coexistent temporairement, un plan de synchronisation des données (gestion des « deltas ») doit être mis en place pour assurer une transition harmonieuse.
6. L’Importance d’un accompagnement expert pour une migration de données réussie
Compte tenu des enjeux techniques et organisationnels d’un projet de migration de données, il est souvent indispensable de faire appel à des experts spécialisés en HR-Tech. Leur expertise garantit une migration fluide, sans perte de données ni interruption de service, et assure un gain de temps et de qualité pour les équipes RH.
En conclusion
La migration de données est un processus exigeant qui nécessite une préparation méticuleuse et un suivi rigoureux pour assurer la continuité des opérations RH.
Il est important de miser sur des ressources spécialisées aussi bien sur les aspects techniques, que sur l’accompagnement stratégique et fonctionnel.
Chez First Group nos experts HR-Tech offrent un accompagnement complet et une expertise éprouvée (diagnostic SIRH, migration des données, conduite du changement d’outils) permettant à vos équipes de se concentrer sur les enjeux stratégiques RH et non sur les défis techniques : Agence Ed-Tech – FirstGroup .
